全く声が出なくなってしまいました。

秘書という仕事は案外、声を出すのが必要なんですね。

電話応対もそうですし、役員との打合せ、

そしてお客様対応にも　会話が必要になるんです。

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さて、声がでなくなったことですが　こんな事って初めてですよ。

たしかに数日前から　喉が痛いなぁ・・ってのはあったんです。

しかし、それは　暖房をガンガンにかけた部屋で　

口を開けて寝ていたので　すごく乾燥をしてしまったんですね。

そして、寒暖の差なんかもあって体調を崩したのですよ。

だけど　体調を崩したくらいで　声が出なくなったことなんて

今まで一度もありませんでした。

はじめ、何が自分の身に起こったのか　まったくわからなかったです。

朝起きたら声が出ないんですね。

ほんとに　なんで？？っていう心境でしたよ。

すぐに耳鼻科に行きました。

耳鼻科に行ったのは　

以前、知り合いが声が出なくなったという話を聞いたころがあり

その人は　内科に最初行ったのですが、

声帯が傷ついてる場合もあるからと　耳鼻咽喉科をすすめられたみたい。

ってこともあり、私は最初から迷わず、耳鼻咽喉科に駆け込んだんですね。

結果は大正解ですね。

鼻から喉の奥を見ることが出来る機械で　

内部をチェックしてもらいました。

どうやら　風邪で咳を激しくしたせいで　

声帯が傷ついて腫れてしまってたようです。

声帯は　腫れてしまうと　そこから空気がもれてしまい、

声がでなくなるみたいなんです。

ギリギリでふれあって　声って出てるみたいなんですよ。

この仕組みは初めて知りましたね。

結果、２週間くらいは声が出ない生活をすることになり、非常に不便でした。

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さて、私達　秘書はお客様に対応する業務が多い為、

その場合にはパンプスを履くことがほとんどです。

やはり、「足元を見る」という言葉がありますけど　

人間って足元を見ると　その人がどのような生活スタイルで

どのような生活レベルの人間かってのがわかるみたいなんですね。

これって　ホテルなんかでもそうです。

ホテルなんかでは　予約をしても細かい部屋の設定までは

その時点では行わないって聞いたことがあるんです。

つまり、チェックインの時にどのような人物かをチェックして　

実際予約した部屋に通すのか

その部屋よりもいい部屋に通すのかを決めてるらしいのです。

この場合には　靴、持ち物（バッグ）、時計なんかが決めてになるみたいですよ。

さて、この仕事中の靴ですが　やはり黒のパンプスが無難。

そして、出来れば　あんまりヒールは高くないほうがいいですね。

どうしても急いでる場合には小走りになったりするのが仕事ですから　

あんまりヒールが高いと危ないんですね。

それに　オフィス内はカーペットを敷いてありますから　

ヒール部分がひっかかって転ぶこともありますからね。

欲をいえば、歩く時にあまり音が立たないような素材がいいかなって思います。

私の経験上、皮底ですとカーペットで滑ることがあります。

また、皮底だと　雨が降ってる場合、これも滑るんです。

やはり　無難なところでは　ゴム底がいいかなーって思いますね。

そして、ヒールの高さは５ｃｍくらいがいいんじゃないかなーって思います。

３ｃｍ程度ですと　足がキレイに見えませんし、

７ｃｍあるとやっぱりちょっと疲れるような気がしますよ。

6月末に株主総会を実施する会社では

ＧＷ前には役員改選の情報が入ってくると思います。

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さて、この役員改選と　私達秘書がどうして関係があるのかというと、

私達の仕事ってのは

役員がいるからこそ、成り立つものなんです。

役員改選で　自分が担当してる役員が退任する場合には、

私達も移動する可能性がありますし

中には　あまり望まない部署に異動する場合だってあります。

つまり、役員改選＝秘書の総入れ替えってことも発生するんですね。

そんな事情がありますので　私達秘書にとっては　ＧＷはゆっくり休めるというよりも

これから先に事を考えたり、自分の進む道を検討したりと　

なかなか考える大事な時間ってことなんです。

以前、私が勤めてた会社では　比較的、役員改選の場合に　

担当秘書をそのまま他部署に異動させるって

パターンが多かったんです。

そうなると　役員と一緒に秘書も異動をすることになります。

これのデメリットですが、前からその部署にいた秘書にとっては　

恐怖の存在になるんですよ。

つまり、自分の立場が奪われることになりますからね。

自分がついてた役員が他に異動になる場合には　

ついていけばいいんですけど

中には　退任してしまう方もいます。

そういう方についてた場合には　自分のポジションがなくなってしまうのです。

これは精神的にもドキドキの時期ですよね。

こればっかりは　なんとも予想ができないんですけど　

どの役員を担当するかによって

かなり運命が変わってきますし、

まさにこれは運命の分かれ道ってことになると思いますよ。

すっごく要領のいい女性っているってこと！

さて、この要領のいい女性っていうのは

概ね、共通してるのが上司に取り入るのが上手ということです。

とにかく、あんまり仕事ができないって人に多いのだけど　

上司に上手に取り入ってるので

なんとかなってしまうってパターンが多いんですね。

だから仕事にあぶれることがないのです。

これって　周りから見るとすごく羨ましいって思う部分と　

悔しい部分とが入り混じって複雑な心境なんですね。

特に秘書職っていうのは　１人の役員につき、

基本的には１人の秘書ということになるので

ここに　違う女性が入ってきてしまうと　この１：１の図式が崩れてくるわけです。

どちらかが職からあぶれてしまうことになるんですね。

そうなると　どっちが勝つかというと　

上手に上司に取り入ってる女性が勝つのです。

これは　なんの世界でもそうなんですが

　強い女性ってのはそういうことなんですね。

正論だけで勝てるわけではないんです。

やっぱり　人間対人間なので　

どうしても気にいってる方が勝つのは仕方ありませんね。

そして、やっぱり女性たるもの、綺麗に越したことはないのです。

どっちがいいか・・ってなった時に　やはりキレイな人が勝つケースが高いです。

これって　なんでもそうかもしれません。

たとえば、アーティストだって　

美しい方がやってればそれだけで話題性があるので人気が出ますしね。

そういえば、芸大大学院出身の日本画家　松井冬子さん。

作品も素晴らしいのですが　ご本人が絵のように素晴らしく美しい方。

これだけの美貌なので　やっぱり話題性が違いますよね。

担当役員チェンジです。

さて、この担当役員のチェンジということですが、

役員ってのはだいたい6月の株主総会で

役員改選があり、そこで喜ぶ方、

そして泣きを見る方と２極に分かれるかと思います。

もし、自分が担当している役員が続投だったり、

昇格した場合には　自分のそのまま担当でいられると思うのですが

退任となった場合、これが非常に難しいのですね。

通常のパターンだと　担当役員が退任した場合には　

担当秘書はお払い箱ということになります。

別の部署に異動になったり、職種が変更になったりすることもあるわけです。

しかし、新しく別の役員が着任した場合に　

その方の秘書になる場合もあるんですね。

どちらにしても　6月というのは秘書にとっては転機なんです。

そうなると　どういう役員を担当するかによって　

これからの会社での人生が決まってしまいます。

あんまり年齢が上の方についてしまうと　その方の治制は短いので　

秘書としてお仕えするのも短くなります。

しかし、年齢が上ということは　

役職もそれなりに上の方ってケースが多いですね。

また、若い方にお仕えすることになると　

その方は役員の中でもそんなに上のランクでない為

なかなか他秘書との関係が難しくなるかもしれません。

だけど、若い役員ということは　若いから会社での治制が長くなります。

そのため、秘書としてお仕えするのも

長くやることができるというメリットもあるんですよ。

すごく役職が上の方について　秘書人生を短くするか、

あまり役職が高くない方について　秘書人生を長くするか

どちらが得なのかは個人差ですけどね。

でも　実際は結構疲れる仕事だし

、終わりがない仕事だって思ってます。

さて、この終わりがない仕事ってことですが、

残業時間がすごくて終わりがないっていう意味ではありません。

そうではなくて、範囲が広すぎて終わりがないっていう意味なんです。

たとえば、直接担当役員のオーダーだけをこなしてる場合には

それほど終わりないって感覚はありません。

しかし、よく考えると　

やっておいたほうがいいんじゃないか・・って項目が結構あるんですね。

いろんなお役立ちリストなんかもそうです。

たとえば、会食に関するリスト。

過去に　誰と会食をして、

誰に何の手土産を渡したのかっていうデーターは結構必要になるのです。

新しく、接待をセットする際に　

前回使ったお店と変えることができますしね。

そして、手土産なんかも　前回差し上げて評判がよかったとか、

あまり評判がよくなかったっていう情報も

漏らさずに記載しておくとすごく便利です。

一度失敗したことを　二度と繰り返さないってことはすごく大事。

そして、良かったことは　これはいい教訓にすることもできるんですね。

とにかく、こういう経験とかデータってのは持ってるほうが勝ちなのです。

そのため、空いた時間があったら　こういうデータをリスト化しておいて　

何かあった時の為に準備しておくのがすごく大事です。

そして、自分から進んで勉強をしておくのもかなり大事ですよ。

たとえば、美味しいお茶の入れ方。こういうのは　

すごく基本中の基本なんですが　これはすごく大事なんですね。

年齢不相応な

ものと接することが多いですね。

さて、この年齢不相応というのは仕事柄仕方がないものなんです。

たとえば、上司の接待で使うようなレストラン。

これは　どうしてもそれなりの方々をお招きしたり、

対応することになるので　高めのレストランを設定することが多いですね。

１人当たり、お料理のみで２万、３万円なんてのは当たり前の世界です。

ここにワイン等のお酒が入りますからね。かなりの金額になります。

こういった生活を毎日、そして何年も何年も続けていきますと　

この感覚が私達秘書にとって当たり前となってしまうのです。

つまり、私達個人の好みにも影響をしてくるってことなのです。

大学時代には　友人や彼と１人当たり２万、３万の食事をすることなんてないですよね。

しかし、秘書を始めてからは　これは普通になりますから　

どんどんこういう感覚になってしまうのです。

従って　友達との食事でも　

ついこのようなお店を選んでしまったりしちゃうのも　

秘書の職業病でしょうか。

また、この仕事をしていると手土産っていうものも頻繁に発生します。

普通、友人同士の食事会時には　

手土産ってのは持たないんじゃないかなって思うんです。

しかし、秘書生活が長くなるとどうしても手ぶらっていうのは　おかしな感覚がしてきますので

友達同士の会合でも　つい手土産を持っていってしまったりするんですね。

そして、この品物を選ぶ際にも　どうしても職業病がでてしまいます。

つい一流品を選んでしまって　周りが引いてしまったりね。

たしかに　通常の生活をそのままやってるだけなのですが

これは　案外、一般社会には受け入れられないものだったりするんです。

一番大事なのが担当役員のスケジュール管理、そして調整です。

これが　メインジョブってことなんですね。

さて、このスケジュール管理の時、皆様はどうしてるのかしら？

最近では　PCのスケジュール機能を利用したり、

会社独自のスケジューラーを使ってる人をよくみかけます。

わが社では　勤務システム、経理システムを一緒にしたスケジューラーがありまして

こちらに入力をするのが常になってます。

しかし、役員の中にはスケジュールを

他の人に公開したくないって人もいるんですね。

そういう場合には　閲覧者に制限を設けるか、

もしくは　「予定あり」といった漠然としたスケジュール確保に

しておくって方法をとってます。

そうなると　どうしても必要になるのが　スケジュールノートの存在。

昔、こんなにPCが普及してなかった時代には　

スケジュールノートってのは　欠かせない存在でしたね。

これがないと仕事は始まらないっていったかんじです。

しかし、現在でも　我々秘書の間には　

このスケジュールノートを実際に使ってます。

どういう使い方をしてるのかというと　

やっぱり詳細事項等を記載したり、注意事項等を記載するのは

画面上ではなく、こういうノートなんですよね。

そして、システムエラーやサーバーメンテナンス等で

　PC環境が悪く使えないっていった事態も発生します。

こういう時には　ノートをつけてないと仕事になりませんしね。

やはり、非常にアナログなんですが、

スケジュールノートってのは非常に重要な存在なんです。

とにかく、このノートさえあれば、外出先でもどこでも仕事ができますからね。

電波状況とかPC状況に関係ないし。

「うちの秘書は厳しい人だから」ってのをよく聞くと思います。

たしかに　私はこの業界が長いのですがそう思いますね。

さて、この意地悪ですが、別にいじめてるってことではありません。

そういうことではなくて、ちょっと厳しく対応するってことなのです。

たとえば、お客様のご案内状を作成するのは秘書の役目。

これはそれぞれが文面に工夫して作った努力の作品。

それを　見本をして使いたいっていう話をよくもらうのですが

私達秘書からしてみたら　自分の努力の作品を渡すのはイヤなんですね。

それも　出来るだけワードでもらって　

そのまま宛名を変えて出したいっていう輩には断固対抗したい（笑）。

そこで　断る場合もあるし、さすがに断るのもかわいそうかなーって感じる場合には、

変更不可のPDF状態で

差し上げることもあります。

こういうかんじなので　「意地悪よね」って言い方をされることが多いのです。

しかし、意地悪というよりも自分達が努力をしないで

なんとかやっちゃえ的なほうが　もっと悪い気がするのですが。

他にも　「手土産を教えてほしい」とか　

一見不可のお店の手土産を紹介して欲しいとか

そういうお願いをされる場合もありますが、

こういうのも出来るだけお断りをしたいのが本音。

どれも　自分達で努力をしないってのが　ちょっと気に食わないんですよね。

お店の選定なんかもそうかも。

あまり自分達で調べずに　「どこか紹介してほしい」ってのは　

あまりにも都合は良すぎますよね。

ベテランほど努力していますよね。

この仕事に入って間もない人よりも　

ベテランの方のノートの方が　メモ書きがビッシリです。

さて、この秘書の仕事内容ですが　

同業者同士でもあまり話さないことが多いです。

たとえば、お客様に向けて発送する案内状の内容なんかもそうです。

普通の感覚だと　自分の作った文章をそのまま引き継いで

使ってもらうだろうと思うのですが

私達秘書の間ではそれってほとんどしないですね。

やっぱり皆、自分が苦労して、勉強して作った文章等を　

そのまま譲るってことはしないのです。

どうしても　サンプルが欲しいって言われた場合にはワードで渡すことをせずに　

ＰＤＦで渡すことが多いでしょうか。

どこの世界にもいると思いますが　苦労せずになんとかやってしまうってのを

私達は嫌うことがほとんど。

やっぱり　皆、自分で調べたり、本を買って研究したりして　

いい文章を作ったりしてるんですよ。

そういうことがあるので　

単にもらってその中身をちょっと直せばいいや的な人のことを

軽蔑というか　嫌う傾向にあるんですよ。

他にも　接待のレストラン選びなんかもそうですね。

「どこかいいお店ありますか？」ってよく後輩達が聞いてきますが、

こういうのもちょっと微妙です。

いいお店ってのは　役員によってお好みはありますし、

値段等の予算もからんできます。

Ａ役員にとっていいお店でも　

Ｂ役員にとっていいお店かどうかはわかりません。

やはり　自分で調べたりすることなしに

　「ただ聞けばいい」って感覚はよくないですね。