社長秘書入門

秘書をやってるというと　

周りからは「優雅でいいわねぇ」って言われることが多いのですが

決してそんなことはありません。

どちらかというと　肉体労働に近いでしょうか。

これは　肉体を使うっていう意味じゃなくて

体調が悪くても仕事をしなければいけないっていう精神的だけではなく、

肉体的にもキツイってことなんです。

さて、この体調が悪くても・・・って表現ですが　

とにかく秘書は休みがとれない職種なんです。

本当い具合が相当悪いとか　

入院するとかそういう場合にはお休みしても大丈夫ですよ。

そして、社員として休暇を取る権利というものがありますから　

どうしても・・って場合には休んでもＯＫです。

しかし、休む場合には　それなりに引き継ぎとか準備があるので　

朝起きて　いきなり休むってのが

やりにくい職種なんです。

まず、秘書という仕事は　自分自身でやる仕事をいうよりも、

担当役員のスケジュール調整だとか

役員からのオーダーによる対応がほとんどなんです。

そうなると　他の社員達が任されていない仕事を対応しているので

急に休んでしまうと

誰もその案件に対して知らなかったりして　

多大な迷惑をかけることになるのです。

そして、秘書しか知らない仕事だけではなく、

秘書しか知らない情報ってのも結構あるんですね。

たとえば、役員が親しい知人の情報とか。

そういう方々の情報を持っているので　

これも　不在中に他の人が対応できない案件の１つ。

こういうことを抱えているので　どうしても休みにくい状況になるんですよ。

時期的に　風邪が流行っていますよね。

私達　秘書は特に風邪なんかをひかないように

日頃から注意しています。

何故かというと　私達が休んでしまうと　

担当役員にすごく迷惑をかけるからなんですね。

しかし、私達も不死身というわけではありませんから　

不意に不調になって休んでしまうってこともあるわけです。

問題はこういう場合です。

急にお休みをしてしまった場合、

どうやって　その担当役員対応をしたらいいのでしょうか？

私達秘書は　守秘義務があり、その使命を厳しく果たしています。

そうなると　役員のスケジュールも公開しないこともあるんですね。

これは　私達の判断というよりも　

担当役員との話し合いで決まったことが多いです。

スケジュールは公開するなっていう指示があれば　それに従っています。

こういうケースのことがとても多いので　

私達が急にお休みをしてしまうと　このスケジュール通りに

回らなくなることが多々あるのです。

スケジュールを公開していないので　

他の秘書が代理で秘書役を務めるのも　非常に難しいですしね。

このような場合、本当に困ります。

こちらとしては　良かれと思ってしたことが　あとで問題になることもあるんです。

たとえば、その担当役員の指示で　お休みした秘書の机を開けることもあります。

そして、必要書類を出したりするケースも多いんです。

仕事上　仕方がないことなのですが　

後で「勝手に開けた」っていうように思われてしまうこともあるんですよ。

このあたりの位置関係が非常に悩むところではありますね。

休暇をもらってお休みをした後、皆様は会社にお菓子等を持っていきますか？

これって　かなり大事なんですよ。

さて、このお菓子ですが、毎回持ってこない人もいるんです。

たいしたことないのですが

いないとその人の話題になったりしますよ。

「あの人って　いつも買ってこないよね」ってね。

どうしても　秘書室は女性社会なので　こういうつけ届けってのには

敏感で　皆覚えてたりします。

休暇後の配りものですが、女性の間ではどういうものが人気があるのでしょうか。

私達の間では　

やっぱりその場所に行かないと買えないお菓子に人気が集中します。

特に　完全なる和菓子というよりも　どちらかというと和菓子っぽい洋菓子であったり

地元の特産を使ったお菓子なんかも人気です。

このあたりの　ウケそうなお好みを考えて買ってこないと　

これまた何を言われるかわかりません（笑）。

なんせ、女性社会ですからね。

どうしても　先輩の目を伺いながら生活をしないといけないのです。

これって　他社を訪問する時にもいえるんです。

秘書が届けものなので　自ら訪問をする場合もありますけど

ケースとして多いのは　上司（役員）が訪問する際に　

手土産を持たせるといったことです。

この時に　何を持たせるかによって　秘書の格が決まるってことがあります。

相手側の役員のお渡ししたお菓子はそのまま　秘書室に渡ることになります。

その際に　秘書達の評価の対象となるんですね。

どこの誰が持ってきたのか明らかになりますし、

その人の秘書が誰なのか・・って話も及ぶこともあるわけです。

大げさに言いましたけど　本当にこんなかんじなんですよね。

秘書というのは　概ね、総務部秘書室、秘書課に所属をするものです。

この部署ですが　管理職が男性であることが多く、

他はALL女性ということもしばしば。

いわゆる　女性社会なんですね。

よく　冗談で　秘書課長とか秘書室長のことを　「女官長」って

呼んでるくらです（笑）。

女性社会っていうのは昔からそうなんですよ。

秘書室っていうとALL女性。

これ　結構辛い人間関係だったりします。

女性同士って　色々とあるじゃないですか。

見栄なんかも多い世界ですし。

これって　航空会社とかでも一緒じゃないかしらね。

彼女達は　仕事で宿泊もするからもっと大変かも。

出張先で　イヤな先輩とかと一緒にお食事とかにも行かないといけないしね。

これ　かなりのストレスだと思いませんか？

私達秘書にも　この食事のストレスってのはあります。

誰についてるかによって　

この食事時間をいつ取れるのかが微妙に異なるのですが

激務でない秘書は　先輩と一緒に食事に行ったりしないといけないのです。

これがつらいですね。ほぼ１時間　イヤな先輩のお相手をしないといけませんからね。

だいたいこの先輩っていうのは　年齢も上ですし、

結婚をしてないってパターンも多いです。

どうしても秘書っていうのは　大学を卒業して配属されて初めて出会う男性が　

人生でも成功をしていると言われる

役員クラスです。この役員になれるのは一握りですよね。

１万人いる会社で　20人以下ってかんじでしょうか。

最初にこういう男性を見てしいまって　これが当たり前って思ってるので　

どうしてもレベルを下げることができないのです。