社長秘書入門

よく巷では　

秘書っていうとかなり私生活もきちんとしてるんじゃないか？とか

家も整理整頓してて　すごくキレイってかんじ・・・って

嬉しい言葉をもらうことが多いんですけど

決してそんなことはありません（笑）。

さて、周りからは整理整頓が素晴らしいと思われがちな秘書ですが　

たしかに仕事ではそうだと思います。

日ごとに資料を整理したり、

見やすいように棚を整理したりするのは　日常茶飯事です。

これが実際の姿ですし、仕事ですからね。

しかし、これをプライベートでやってるかっていうとそんなことはないのです。

むしろ、男っぽい人が多いような気がしますね。

そのため、プライベートなことは　案外大雑把な人が多いんじゃないかな。

実は　この私のその系統ですね。

仕事では　名刺はきちんと整理しているのですが、

プライベートだと全くと言っていいくらいやりません。

ちゃんとファイルしてることなんて稀。

だいたい　箱に入れてそのままってパターンですよ。

そして、最悪だなーって思うのが　待合せとかね。

仕事では　「もうお時間です！」って言って　相手をせきたてるのに

これが自分のことになると　すごくアバウトで　遅刻してしまうこともしばしば。

「まだ大丈夫だろう～」って感覚なんですよ。

これは　ちょっとヒドイですね。

他にも　感覚がちょっとズレてきてるってのも感じることがあります。

それは　どうしても仕事の接待で使うレストランを当たり前だと思ってしまい、

プライベートでも使ってしまうことでしょうか。

接待用ってことは高いのですが　

そういう金銭感覚もおかしくなってくるような気がしますね。

秘書という職種は　

自分の時間が取れないという話を以前言いましたが

これは　非常に当たり前の話なんですね。

さて、この自分の時間というのは　

就業中という意味ではなくて、アフター５のことも指しています。

普通、仕事帰りには　お稽古等の自分磨き系の予定を入れたり、

友人との食事会を入れたりします。

そして、彼とのデートなんかも　予定しますよね。

こういうのが　

予定通りに進められないってのが秘書のお仕事ってことなのです。

たとえば、毎週水曜日の１９：００からお料理のお稽古を入れたとします。

自分の中では　大丈夫って思って予定を入れてるのですが、

これが当日になって行かれなくなるってことが

かなり頻繁に発生するんです。

どういうことかというと、

まず、１８：００に終了予定だった会議が長引いてしまった場合。

予定的には　１８：００に会議が終了するので　

ここで　役員と次日の確認をして退社する。

そして　目的のお稽古に出かけるという予定。

しかし、この会議が長引いてしまったら　

秘書としては席で待っていないといけないのです。

終了まで待っていて　役員が戻ってきた段階で　

次日の確認をして　「お先に失礼いたします」という

挨拶をしないといけないんですね。

他には　１８：００外出予定の役員が　出発しない場合。

急な案件が入って　出発時刻を遅らせることは　よくある話です。

この場合にも　運転手さんが待っていますし、

次予定への　「遅れる」という連絡も秘書がしないといけません。

そうなると　この役員を残して帰ってしまうわけにはいかないのです。

こんなことがあるので　夜の予定もかなり入れにくい状況なんですね。

秘書をやってるというと　

周りからは「優雅でいいわねぇ」って言われることが多いのですが

決してそんなことはありません。

どちらかというと　肉体労働に近いでしょうか。

これは　肉体を使うっていう意味じゃなくて

体調が悪くても仕事をしなければいけないっていう精神的だけではなく、

肉体的にもキツイってことなんです。

さて、この体調が悪くても・・・って表現ですが　

とにかく秘書は休みがとれない職種なんです。

本当い具合が相当悪いとか　

入院するとかそういう場合にはお休みしても大丈夫ですよ。

そして、社員として休暇を取る権利というものがありますから　

どうしても・・って場合には休んでもＯＫです。

しかし、休む場合には　それなりに引き継ぎとか準備があるので　

朝起きて　いきなり休むってのが

やりにくい職種なんです。

まず、秘書という仕事は　自分自身でやる仕事をいうよりも、

担当役員のスケジュール調整だとか

役員からのオーダーによる対応がほとんどなんです。

そうなると　他の社員達が任されていない仕事を対応しているので

急に休んでしまうと

誰もその案件に対して知らなかったりして　

多大な迷惑をかけることになるのです。

そして、秘書しか知らない仕事だけではなく、

秘書しか知らない情報ってのも結構あるんですね。

たとえば、役員が親しい知人の情報とか。

そういう方々の情報を持っているので　

これも　不在中に他の人が対応できない案件の１つ。

こういうことを抱えているので　どうしても休みにくい状況になるんですよ。

時期的に　風邪が流行っていますよね。

私達　秘書は特に風邪なんかをひかないように

日頃から注意しています。

何故かというと　私達が休んでしまうと　

担当役員にすごく迷惑をかけるからなんですね。

しかし、私達も不死身というわけではありませんから　

不意に不調になって休んでしまうってこともあるわけです。

問題はこういう場合です。

急にお休みをしてしまった場合、

どうやって　その担当役員対応をしたらいいのでしょうか？

私達秘書は　守秘義務があり、その使命を厳しく果たしています。

そうなると　役員のスケジュールも公開しないこともあるんですね。

これは　私達の判断というよりも　

担当役員との話し合いで決まったことが多いです。

スケジュールは公開するなっていう指示があれば　それに従っています。

こういうケースのことがとても多いので　

私達が急にお休みをしてしまうと　このスケジュール通りに

回らなくなることが多々あるのです。

スケジュールを公開していないので　

他の秘書が代理で秘書役を務めるのも　非常に難しいですしね。

このような場合、本当に困ります。

こちらとしては　良かれと思ってしたことが　あとで問題になることもあるんです。

たとえば、その担当役員の指示で　お休みした秘書の机を開けることもあります。

そして、必要書類を出したりするケースも多いんです。

仕事上　仕方がないことなのですが　

後で「勝手に開けた」っていうように思われてしまうこともあるんですよ。

このあたりの位置関係が非常に悩むところではありますね。

休暇をもらってお休みをした後、皆様は会社にお菓子等を持っていきますか？

これって　かなり大事なんですよ。

さて、このお菓子ですが、毎回持ってこない人もいるんです。

たいしたことないのですが

いないとその人の話題になったりしますよ。

「あの人って　いつも買ってこないよね」ってね。

どうしても　秘書室は女性社会なので　こういうつけ届けってのには

敏感で　皆覚えてたりします。

休暇後の配りものですが、女性の間ではどういうものが人気があるのでしょうか。

私達の間では　

やっぱりその場所に行かないと買えないお菓子に人気が集中します。

特に　完全なる和菓子というよりも　どちらかというと和菓子っぽい洋菓子であったり

地元の特産を使ったお菓子なんかも人気です。

このあたりの　ウケそうなお好みを考えて買ってこないと　

これまた何を言われるかわかりません（笑）。

なんせ、女性社会ですからね。

どうしても　先輩の目を伺いながら生活をしないといけないのです。

これって　他社を訪問する時にもいえるんです。

秘書が届けものなので　自ら訪問をする場合もありますけど

ケースとして多いのは　上司（役員）が訪問する際に　

手土産を持たせるといったことです。

この時に　何を持たせるかによって　秘書の格が決まるってことがあります。

相手側の役員のお渡ししたお菓子はそのまま　秘書室に渡ることになります。

その際に　秘書達の評価の対象となるんですね。

どこの誰が持ってきたのか明らかになりますし、

その人の秘書が誰なのか・・って話も及ぶこともあるわけです。

大げさに言いましたけど　本当にこんなかんじなんですよね。

秘書というのは　概ね、総務部秘書室、秘書課に所属をするものです。

この部署ですが　管理職が男性であることが多く、

他はALL女性ということもしばしば。

いわゆる　女性社会なんですね。

よく　冗談で　秘書課長とか秘書室長のことを　「女官長」って

呼んでるくらです（笑）。

女性社会っていうのは昔からそうなんですよ。

秘書室っていうとALL女性。

これ　結構辛い人間関係だったりします。

女性同士って　色々とあるじゃないですか。

見栄なんかも多い世界ですし。

これって　航空会社とかでも一緒じゃないかしらね。

彼女達は　仕事で宿泊もするからもっと大変かも。

出張先で　イヤな先輩とかと一緒にお食事とかにも行かないといけないしね。

これ　かなりのストレスだと思いませんか？

私達秘書にも　この食事のストレスってのはあります。

誰についてるかによって　

この食事時間をいつ取れるのかが微妙に異なるのですが

激務でない秘書は　先輩と一緒に食事に行ったりしないといけないのです。

これがつらいですね。ほぼ１時間　イヤな先輩のお相手をしないといけませんからね。

だいたいこの先輩っていうのは　年齢も上ですし、

結婚をしてないってパターンも多いです。

どうしても秘書っていうのは　大学を卒業して配属されて初めて出会う男性が　

人生でも成功をしていると言われる

役員クラスです。この役員になれるのは一握りですよね。

１万人いる会社で　20人以下ってかんじでしょうか。

最初にこういう男性を見てしいまって　これが当たり前って思ってるので　

どうしてもレベルを下げることができないのです。

よく周りから言われるのですが　

秘書って整理がすごくきちんとしてるから家がキレイなんじゃない？とか

自分自身のスケジュールとかもきちんとしてるんでしょう・・っていうこと。

これって　残念ながら　違うことがほとんどなんです。

あくまでも整理整頓が素晴らしいとか

スケジュール管理が素晴らしいっていうのは仕事上なんですね。

プライベートでは　むしろ大雑把な人が多いような気がします。

仕事上の姿とのギャップがあるので　かなり落差が激しいって人もいますよ。

たとえば、写真の管理なんかもそう。

仕事上だとちゃんとファイリングをして見やすいように工夫をするのですが

これが自分のこととなると笑っちゃうほどヒドイ。

私なんて　大きな箱にバサッと放り込んだまま。

順序なんかあんまり関係ない状態になってますね。

そして、スケジュールもそうかもしれません。

担当役員には　時間通りに出発をしてもらうため

かなり厳しく時間はチェックしているのですが、

自分のことになると　「ちょっと遅れてもいいや」なんて感覚なので

遅れて登場ってこともわりとあります。

名刺の管理もそうかも。仕事上は　それはそれはキレイに整理をして、

いつ誰が見てもわかるように収納をしているのですが

プライベートになると　名刺入れに入れぱなしとか、

そのへんに置きっぱなしってこともありますよ。

ヒドイ場合には　ＰＣのキーボードの隙ま掃除に使ってしまったりね（失礼！）。

こんなことをしてる人も少なくないって思いますね。

スケジュール帳も　割と色々と書きこんでゴチャゴチャ系の人もいますし

部屋着とパジャマ兼用って女性も多いんじゃないかしら。

そういえば　引っ越し 富山県 射水市 ってすごくいいみたいですね。

私達秘書は　プライベートのおでかけでも　つい手土産を用意しがち。

もうこれはクセになってるのかもしれませんね。

よく考えると　仕事を始めてから身についたクセというわけではなく、

どうやら　親がやってたことをそのまま

マネしてるってことなのかしら。

秘書をやってる子のおうちでは　

やはり母親が秘書経験者だったりするケースが多いので

どうしても子供の頃から　

親がやってることをそのままマネしてることが多いようです。

お礼状なんかでもそうですよね。

子供時代に　遊んでるついでで　友達の家に行ってしまうことって

よくありましたよね。

そうすると　友達の家でお菓子を頂いてしまったり、

お夕食を御馳走になってしまった場合もあります。

そんな時でも　イマドキの親は電話でお礼を言うのでしょうが、

ウチの親もそうでしたけど　親も秘書経験者ですと

お礼状を書くことが多かったように思います。

こんな文化を持っていたので　そのまま娘の私達も受け継いでしまってるようですね。

秘書をやってる子は　こういう文化を持ってる子が多いかもしれません。

会社っていうのは　うまくそういう人を採用してるんだなぁ・・と感じることが多いですよ。

こういうのって　会社に入って急に身に着くわけじゃないんです。

やっぱり　育ってきた環境ってのがとても大きいって思うんですよ。

氏より育ちって言い方をする場合もありますが　まさにそうだなぁ・・と思います。

３つ子の魂１００までって言葉もありますが　これも本当にそうですよね。

どうしても　育った環境でやってた事が

当たり前って思ってる部分が大きいんですよね。

手土産だけじゃなくて、お礼状なんかもそうです。

そういえば　引越し 飯塚市 って　すごく評判がいいんですね。

よく　アポイント伺いの電話って入ってきますよね。

これって　皆様どうされていますか？

私達秘書にとって　こういう電話は避けては通れないものなんですね。

こちらで要件を伺って　スケジュールをしてしまう場合もありますが、

役員自らも　他の方と約束をしているケースってのもあるんですよ。

つまり　ダブルブッキングの恐れがあるということなのです。

これを防ぐためには　やっぱり常に確認をするという作業が必要になるんですね。

この場合には上手なセリフ回しが必要になるんですよ。

秘書という仕事は　

実際にお客様にお会いして対応する業務も　もちろんありますけど

それよりも電話でのご対応がすごく多いんです。

電話対応が苦手という方にとっては　かなり厳しい仕事かもしれません。

顔が見えないということもあるので　

電話っていうのは本当に難しいことでもありますし

大事な対応ってことでもあるんです。

実際にお会いしていれば　こちらの雰囲気、

ニュアンスをほぼお伝えすることは可能です。

しかし、電話だけの対応の場合には　

言葉の使い方、言い回し、言葉のトーンなんかも

かなり重要になってきますので　

ここを失敗すると大変なことになることもありますね。

同じ内容をお話する場合でも　声のトーン、早さってかなり大事なんです。

大事なセンテンスは通常よりもゆっくりと話したり、

大事な部分（数字とか）は　よりゆっくりと大きく発音したりね。

一定のトーンで　ダラダラ～って話すのではなく、

抑揚をつけて聞きやすい会話をするのも

すごく大事ですよね。

そういえば　川口市 車 買取 ってすごくいいみたいです。

周りの方に　「秘書やってます」っていうと皆さんの反応は　

「優雅ですねー」って言われるんですよ。

どうやら　秘書＝イコール　ずっと席に座ってて　

優雅にしてるってイメージみたいです。

実際に　私もこの職種に就くまでは　優雅な仕事だと思ってました。

しかし、実際にやってみると　全然優雅な仕事ではありません。

どちらかといえば　受付嬢のほうが優雅なんじゃないかしら。

秘書はバタバタと社内を走り回ることがすごく多いんですよ。

朝も早いだけじゃなくて、夜も結構遅いです。

私も若い頃は　23:00頃まで会社で仕事をしてた時もありましたよ。

とにかく　自分の時間というものが作りにくい職種なのはたしか。

残業も多いんですよ。

それも　いきなり残業になるというパターンもすごく多いです。

そのため、夜に食事の約束をしていても　

ドタキャンをしなきゃいけない事も結構ありましたね。

１時間遅れなんてザラで、ヒドイ時には２時間遅れってこともあって　

お相手にすごく迷惑をかけたこともありました。

こんな生活なので　１８：００スタートとか　

１９：００スタートの合コンに行くのってすごく大変。

前もって　担当役員のスケジュールを調整して、

絶対に自分が早めに退出できるような

段取りを作っておく必要がありましたよ。

これは　誕生日とかクリスマスイブとか　

そういったイベントの時にも重要なことで

半年くらい前から　スケジュールを仕込んでいかないと　

外出ができなかったりするんですね。

そういえば夏休みとかも　自分の都合で取得できないです。

だいたい、担当役員と同じ日程でお休みを取得するのが普通なので　

旅行代金が高い時期になってしまったりするんです。

そうそう！　伊佐市 引越  ってすごく評判がいいみたい。

やっぱり　いいものには理由がありますね。