社長秘書入門

時期的に　風邪が流行っていますよね。

私達　秘書は特に風邪なんかをひかないように

日頃から注意しています。

何故かというと　私達が休んでしまうと　

担当役員にすごく迷惑をかけるからなんですね。

しかし、私達も不死身というわけではありませんから　

不意に不調になって休んでしまうってこともあるわけです。

問題はこういう場合です。

急にお休みをしてしまった場合、

どうやって　その担当役員対応をしたらいいのでしょうか？

私達秘書は　守秘義務があり、その使命を厳しく果たしています。

そうなると　役員のスケジュールも公開しないこともあるんですね。

これは　私達の判断というよりも　

担当役員との話し合いで決まったことが多いです。

スケジュールは公開するなっていう指示があれば　それに従っています。

こういうケースのことがとても多いので　

私達が急にお休みをしてしまうと　このスケジュール通りに

回らなくなることが多々あるのです。

スケジュールを公開していないので　

他の秘書が代理で秘書役を務めるのも　非常に難しいですしね。

このような場合、本当に困ります。

こちらとしては　良かれと思ってしたことが　あとで問題になることもあるんです。

たとえば、その担当役員の指示で　お休みした秘書の机を開けることもあります。

そして、必要書類を出したりするケースも多いんです。

仕事上　仕方がないことなのですが　

後で「勝手に開けた」っていうように思われてしまうこともあるんですよ。

このあたりの位置関係が非常に悩むところではありますね。

休暇をもらってお休みをした後、皆様は会社にお菓子等を持っていきますか？

これって　かなり大事なんですよ。

さて、このお菓子ですが、毎回持ってこない人もいるんです。

たいしたことないのですが

いないとその人の話題になったりしますよ。

「あの人って　いつも買ってこないよね」ってね。

どうしても　秘書室は女性社会なので　こういうつけ届けってのには

敏感で　皆覚えてたりします。

休暇後の配りものですが、女性の間ではどういうものが人気があるのでしょうか。

私達の間では　

やっぱりその場所に行かないと買えないお菓子に人気が集中します。

特に　完全なる和菓子というよりも　どちらかというと和菓子っぽい洋菓子であったり

地元の特産を使ったお菓子なんかも人気です。

このあたりの　ウケそうなお好みを考えて買ってこないと　

これまた何を言われるかわかりません（笑）。

なんせ、女性社会ですからね。

どうしても　先輩の目を伺いながら生活をしないといけないのです。

これって　他社を訪問する時にもいえるんです。

秘書が届けものなので　自ら訪問をする場合もありますけど

ケースとして多いのは　上司（役員）が訪問する際に　

手土産を持たせるといったことです。

この時に　何を持たせるかによって　秘書の格が決まるってことがあります。

相手側の役員のお渡ししたお菓子はそのまま　秘書室に渡ることになります。

その際に　秘書達の評価の対象となるんですね。

どこの誰が持ってきたのか明らかになりますし、

その人の秘書が誰なのか・・って話も及ぶこともあるわけです。

大げさに言いましたけど　本当にこんなかんじなんですよね。

秘書というのは　概ね、総務部秘書室、秘書課に所属をするものです。

この部署ですが　管理職が男性であることが多く、

他はALL女性ということもしばしば。

いわゆる　女性社会なんですね。

よく　冗談で　秘書課長とか秘書室長のことを　「女官長」って

呼んでるくらです（笑）。

女性社会っていうのは昔からそうなんですよ。

秘書室っていうとALL女性。

これ　結構辛い人間関係だったりします。

女性同士って　色々とあるじゃないですか。

見栄なんかも多い世界ですし。

これって　航空会社とかでも一緒じゃないかしらね。

彼女達は　仕事で宿泊もするからもっと大変かも。

出張先で　イヤな先輩とかと一緒にお食事とかにも行かないといけないしね。

これ　かなりのストレスだと思いませんか？

私達秘書にも　この食事のストレスってのはあります。

誰についてるかによって　

この食事時間をいつ取れるのかが微妙に異なるのですが

激務でない秘書は　先輩と一緒に食事に行ったりしないといけないのです。

これがつらいですね。ほぼ１時間　イヤな先輩のお相手をしないといけませんからね。

だいたいこの先輩っていうのは　年齢も上ですし、

結婚をしてないってパターンも多いです。

どうしても秘書っていうのは　大学を卒業して配属されて初めて出会う男性が　

人生でも成功をしていると言われる

役員クラスです。この役員になれるのは一握りですよね。

１万人いる会社で　20人以下ってかんじでしょうか。

最初にこういう男性を見てしいまって　これが当たり前って思ってるので　

どうしてもレベルを下げることができないのです。

よく周りから言われるのですが　

秘書って整理がすごくきちんとしてるから家がキレイなんじゃない？とか

自分自身のスケジュールとかもきちんとしてるんでしょう・・っていうこと。

これって　残念ながら　違うことがほとんどなんです。

あくまでも整理整頓が素晴らしいとか

スケジュール管理が素晴らしいっていうのは仕事上なんですね。

プライベートでは　むしろ大雑把な人が多いような気がします。

仕事上の姿とのギャップがあるので　かなり落差が激しいって人もいますよ。

たとえば、写真の管理なんかもそう。

仕事上だとちゃんとファイリングをして見やすいように工夫をするのですが

これが自分のこととなると笑っちゃうほどヒドイ。

私なんて　大きな箱にバサッと放り込んだまま。

順序なんかあんまり関係ない状態になってますね。

そして、スケジュールもそうかもしれません。

担当役員には　時間通りに出発をしてもらうため

かなり厳しく時間はチェックしているのですが、

自分のことになると　「ちょっと遅れてもいいや」なんて感覚なので

遅れて登場ってこともわりとあります。

名刺の管理もそうかも。仕事上は　それはそれはキレイに整理をして、

いつ誰が見てもわかるように収納をしているのですが

プライベートになると　名刺入れに入れぱなしとか、

そのへんに置きっぱなしってこともありますよ。

ヒドイ場合には　ＰＣのキーボードの隙ま掃除に使ってしまったりね（失礼！）。

こんなことをしてる人も少なくないって思いますね。

スケジュール帳も　割と色々と書きこんでゴチャゴチャ系の人もいますし

部屋着とパジャマ兼用って女性も多いんじゃないかしら。

そういえば　引っ越し 富山県 射水市 ってすごくいいみたいですね。

私達秘書は　プライベートのおでかけでも　つい手土産を用意しがち。

もうこれはクセになってるのかもしれませんね。

よく考えると　仕事を始めてから身についたクセというわけではなく、

どうやら　親がやってたことをそのまま

マネしてるってことなのかしら。

秘書をやってる子のおうちでは　

やはり母親が秘書経験者だったりするケースが多いので

どうしても子供の頃から　

親がやってることをそのままマネしてることが多いようです。

お礼状なんかでもそうですよね。

子供時代に　遊んでるついでで　友達の家に行ってしまうことって

よくありましたよね。

そうすると　友達の家でお菓子を頂いてしまったり、

お夕食を御馳走になってしまった場合もあります。

そんな時でも　イマドキの親は電話でお礼を言うのでしょうが、

ウチの親もそうでしたけど　親も秘書経験者ですと

お礼状を書くことが多かったように思います。

こんな文化を持っていたので　そのまま娘の私達も受け継いでしまってるようですね。

秘書をやってる子は　こういう文化を持ってる子が多いかもしれません。

会社っていうのは　うまくそういう人を採用してるんだなぁ・・と感じることが多いですよ。

こういうのって　会社に入って急に身に着くわけじゃないんです。

やっぱり　育ってきた環境ってのがとても大きいって思うんですよ。

氏より育ちって言い方をする場合もありますが　まさにそうだなぁ・・と思います。

３つ子の魂１００までって言葉もありますが　これも本当にそうですよね。

どうしても　育った環境でやってた事が

当たり前って思ってる部分が大きいんですよね。

手土産だけじゃなくて、お礼状なんかもそうです。

そういえば　引越し 飯塚市 って　すごく評判がいいんですね。

よく　アポイント伺いの電話って入ってきますよね。

これって　皆様どうされていますか？

私達秘書にとって　こういう電話は避けては通れないものなんですね。

こちらで要件を伺って　スケジュールをしてしまう場合もありますが、

役員自らも　他の方と約束をしているケースってのもあるんですよ。

つまり　ダブルブッキングの恐れがあるということなのです。

これを防ぐためには　やっぱり常に確認をするという作業が必要になるんですね。

この場合には上手なセリフ回しが必要になるんですよ。

秘書という仕事は　

実際にお客様にお会いして対応する業務も　もちろんありますけど

それよりも電話でのご対応がすごく多いんです。

電話対応が苦手という方にとっては　かなり厳しい仕事かもしれません。

顔が見えないということもあるので　

電話っていうのは本当に難しいことでもありますし

大事な対応ってことでもあるんです。

実際にお会いしていれば　こちらの雰囲気、

ニュアンスをほぼお伝えすることは可能です。

しかし、電話だけの対応の場合には　

言葉の使い方、言い回し、言葉のトーンなんかも

かなり重要になってきますので　

ここを失敗すると大変なことになることもありますね。

同じ内容をお話する場合でも　声のトーン、早さってかなり大事なんです。

大事なセンテンスは通常よりもゆっくりと話したり、

大事な部分（数字とか）は　よりゆっくりと大きく発音したりね。

一定のトーンで　ダラダラ～って話すのではなく、

抑揚をつけて聞きやすい会話をするのも

すごく大事ですよね。

そういえば　川口市 車 買取 ってすごくいいみたいです。

周りの方に　「秘書やってます」っていうと皆さんの反応は　

「優雅ですねー」って言われるんですよ。

どうやら　秘書＝イコール　ずっと席に座ってて　

優雅にしてるってイメージみたいです。

実際に　私もこの職種に就くまでは　優雅な仕事だと思ってました。

しかし、実際にやってみると　全然優雅な仕事ではありません。

どちらかといえば　受付嬢のほうが優雅なんじゃないかしら。

秘書はバタバタと社内を走り回ることがすごく多いんですよ。

朝も早いだけじゃなくて、夜も結構遅いです。

私も若い頃は　23:00頃まで会社で仕事をしてた時もありましたよ。

とにかく　自分の時間というものが作りにくい職種なのはたしか。

残業も多いんですよ。

それも　いきなり残業になるというパターンもすごく多いです。

そのため、夜に食事の約束をしていても　

ドタキャンをしなきゃいけない事も結構ありましたね。

１時間遅れなんてザラで、ヒドイ時には２時間遅れってこともあって　

お相手にすごく迷惑をかけたこともありました。

こんな生活なので　１８：００スタートとか　

１９：００スタートの合コンに行くのってすごく大変。

前もって　担当役員のスケジュールを調整して、

絶対に自分が早めに退出できるような

段取りを作っておく必要がありましたよ。

これは　誕生日とかクリスマスイブとか　

そういったイベントの時にも重要なことで

半年くらい前から　スケジュールを仕込んでいかないと　

外出ができなかったりするんですね。

そういえば夏休みとかも　自分の都合で取得できないです。

だいたい、担当役員と同じ日程でお休みを取得するのが普通なので　

旅行代金が高い時期になってしまったりするんです。

そうそう！　伊佐市 引越  ってすごく評判がいいみたい。

やっぱり　いいものには理由がありますね。

秘書の朝は早いんですよ。そして　すっごく忙しいんです。

まず、役員というのは基本的には年をとっています。

そういうこともあるのかもしれませんが、朝　会社に来るのが

すごく早いんですね。

顧問とか相談役は　

そんなにスケジュールがタイトではないんですけど

７：３０とか８：００には出社しているんです。

そんなこともあるので　

担当秘書はこれよりも早い時間に到着する必要があります。

なぜなら　役員の机上を雑巾で拭いたり、

応接コーナーをキレイにしたりするんですよ。

そして、コーヒーとかお湯を沸かして　到着を待ちます。

この間に　新聞を揃えたり、空調の温度調節をしたりね。

とにかく　やる事がいっぱい！

現在では　専門の業者さんにお願いしていますが、

私が入社した当時は　新聞記事のスクラップも

秘書とか広報が担当していまして、これまた大変な作業でしたよ。

そして、役員が到着して　本日のスケジュールを確認すると一安心です。

ここで　秘書は自分の仕事に取りかかれるというわけ。

この時に　初めてコーヒーなんかを飲んで

ちょっとした寛ぎの時間になることが多いですね。

ちょっと落ち着いたところで　

今度は新聞やインターネットで訃報のチェックです。

関連がある会社、知り合いの会社などで訃報があった場合には　

即座に対応をします。

弔電やお花の手配も秘書のお仕事なんですね。

お香典をどうするのか・・とか　こういうのも他の秘書と相談をしたり、

実際に他社の秘書と相談をすることもあるんです。

とにかく　役員が外出をする場合には　

その段取りから　ケースバイケースの状況まで想定して

考えておくのも秘書の大事な仕事なんです。

そういえば　品川区 車 買取って　すごく使えるみたい。気になりますよね。

前職場の秘書から相談をもちかけられました。

秘書同士でちょっとした小競り合いがあったみたいです。

どうしても　秘書というのは担当している役員のレベルに応じて

力関係が生まれることがほとんど。

つまり、後輩であったとしても　

自分の担当よりもエライ方に仕えている場合には　

言うことを聞いたりしたいといけないのです。

これは　シニョリティ順の職場で働いてる方にとってはキツイ状況かもしれません。

後輩で、入社したばかりであったとしても　

社長担当であった場合には　

その子のほうが立場が上ってことですからね。

こんなことで　問題になったみたいなんですよ。

秘書同士は同じ年でしたが、ついてる役員が　微妙にランクが違いました。

結局は　気が強いほうが勝ってしまったという結末になりました。

負けた秘書から私に相談があったのです。

「私は　どういうふうに接したらよかったのでしょうか？」という相談。

うーん。私が思うには　この負けた秘書のほうが　上役を担当しています。

つまり、仕事上での立場は　この負けた秘書の方が上だったんですよ。

そうなると　大事なのが　上についてる場合には　

上から目線で話すのではなく、あえて下手に出る。

これが大事だと思うんです。

誰が見ても　どこからみても　上役についてる秘書のほうが　

立場が上ってのがわかります。

しかし、だからこそあえて下手に出て　

立場が下の人を気遣わないといけないって思うんですね。

負けるが勝ちってことでしょうか。

もしくは　金持ちケンカせずってかんじかしらね。

本当にできる人ってのは　こういうスタンスの取り方がほんとに上手なんです。

そういえば　中京銀行ってすごく評判がいいみたい。

秘書のゴルフっていっても　秘書同士のゴルフのことではありません。

担当役員のゴルフのことです。

秘書をしていると　ゴルフの対応というのが必ずといっていいほど

やってきます。たまにゴルフをやらないという役員もいますが、

割合にしてあまりいないと思いますね。

私は　一度もそういう役員に会ったことがありません。

さて、このゴルフですが、まずはお相手を決める必要があります。

これは役員が他社の役員と話し合いの上

メンバーや時期なんかを決めてきます。

そして　ここからが秘書のオシゴトです。

お相手の役員秘書の連絡をして、具体的な日にちを決めます。

これが結構大変なんですよ。

どちらも忙しい方がほとんどなので　予定を合わせるのが本当に大変。

2か月後なんてのは無理で、だいたい３か月後くらいから。

ひどい場合には半年後ってこともありますよ。

日にちが決まったら　今度はゴルフ場選びです。

いくつかのゴルフ場と法人契約をしていることがほとんどですね。

その中から　今度のお相手にふさわしいようなゴルフ場を選ぶわけです。

なるべくお住まいから近い方向のゴルフ場を選ぶのが配慮ですね。

千葉にお住まいなのに

いきなり静岡のゴルフ場をご案内するわけにはいかないですから。

このゴルフ場予約にも　大変なことがあるんです。

人気があるコース、人気がある時間帯は

予約が殺到するんです。これがすごく大変なんですね。

無事に予約ができたら　お客様へのご案内状作成です。

ここで　秘書の能力、センスが発揮されるというわけです。

お手紙には　その人の教養やセンスってのがでるんですね。

ご案内状は送った後、お相手側も最初には秘書が確認をしますので　

この案内状作成はとても大事ですね。

そういえば　金融機関選びも大事です

杜の都信用金庫っておすすめみたいですｙ