社長秘書入門

よく周りから言われるのですが　

秘書って整理がすごくきちんとしてるから家がキレイなんじゃない？とか

自分自身のスケジュールとかもきちんとしてるんでしょう・・っていうこと。

これって　残念ながら　違うことがほとんどなんです。

あくまでも整理整頓が素晴らしいとか

スケジュール管理が素晴らしいっていうのは仕事上なんですね。

プライベートでは　むしろ大雑把な人が多いような気がします。

仕事上の姿とのギャップがあるので　かなり落差が激しいって人もいますよ。

たとえば、写真の管理なんかもそう。

仕事上だとちゃんとファイリングをして見やすいように工夫をするのですが

これが自分のこととなると笑っちゃうほどヒドイ。

私なんて　大きな箱にバサッと放り込んだまま。

順序なんかあんまり関係ない状態になってますね。

そして、スケジュールもそうかもしれません。

担当役員には　時間通りに出発をしてもらうため

かなり厳しく時間はチェックしているのですが、

自分のことになると　「ちょっと遅れてもいいや」なんて感覚なので

遅れて登場ってこともわりとあります。

名刺の管理もそうかも。仕事上は　それはそれはキレイに整理をして、

いつ誰が見てもわかるように収納をしているのですが

プライベートになると　名刺入れに入れぱなしとか、

そのへんに置きっぱなしってこともありますよ。

ヒドイ場合には　ＰＣのキーボードの隙ま掃除に使ってしまったりね（失礼！）。

こんなことをしてる人も少なくないって思いますね。

スケジュール帳も　割と色々と書きこんでゴチャゴチャ系の人もいますし

部屋着とパジャマ兼用って女性も多いんじゃないかしら。

そういえば　引っ越し 富山県 射水市 ってすごくいいみたいですね。

私達秘書は　プライベートのおでかけでも　つい手土産を用意しがち。

もうこれはクセになってるのかもしれませんね。

よく考えると　仕事を始めてから身についたクセというわけではなく、

どうやら　親がやってたことをそのまま

マネしてるってことなのかしら。

秘書をやってる子のおうちでは　

やはり母親が秘書経験者だったりするケースが多いので

どうしても子供の頃から　

親がやってることをそのままマネしてることが多いようです。

お礼状なんかでもそうですよね。

子供時代に　遊んでるついでで　友達の家に行ってしまうことって

よくありましたよね。

そうすると　友達の家でお菓子を頂いてしまったり、

お夕食を御馳走になってしまった場合もあります。

そんな時でも　イマドキの親は電話でお礼を言うのでしょうが、

ウチの親もそうでしたけど　親も秘書経験者ですと

お礼状を書くことが多かったように思います。

こんな文化を持っていたので　そのまま娘の私達も受け継いでしまってるようですね。

秘書をやってる子は　こういう文化を持ってる子が多いかもしれません。

会社っていうのは　うまくそういう人を採用してるんだなぁ・・と感じることが多いですよ。

こういうのって　会社に入って急に身に着くわけじゃないんです。

やっぱり　育ってきた環境ってのがとても大きいって思うんですよ。

氏より育ちって言い方をする場合もありますが　まさにそうだなぁ・・と思います。

３つ子の魂１００までって言葉もありますが　これも本当にそうですよね。

どうしても　育った環境でやってた事が

当たり前って思ってる部分が大きいんですよね。

手土産だけじゃなくて、お礼状なんかもそうです。

そういえば　引越し 飯塚市 って　すごく評判がいいんですね。

よく　アポイント伺いの電話って入ってきますよね。

これって　皆様どうされていますか？

私達秘書にとって　こういう電話は避けては通れないものなんですね。

こちらで要件を伺って　スケジュールをしてしまう場合もありますが、

役員自らも　他の方と約束をしているケースってのもあるんですよ。

つまり　ダブルブッキングの恐れがあるということなのです。

これを防ぐためには　やっぱり常に確認をするという作業が必要になるんですね。

この場合には上手なセリフ回しが必要になるんですよ。

秘書という仕事は　

実際にお客様にお会いして対応する業務も　もちろんありますけど

それよりも電話でのご対応がすごく多いんです。

電話対応が苦手という方にとっては　かなり厳しい仕事かもしれません。

顔が見えないということもあるので　

電話っていうのは本当に難しいことでもありますし

大事な対応ってことでもあるんです。

実際にお会いしていれば　こちらの雰囲気、

ニュアンスをほぼお伝えすることは可能です。

しかし、電話だけの対応の場合には　

言葉の使い方、言い回し、言葉のトーンなんかも

かなり重要になってきますので　

ここを失敗すると大変なことになることもありますね。

同じ内容をお話する場合でも　声のトーン、早さってかなり大事なんです。

大事なセンテンスは通常よりもゆっくりと話したり、

大事な部分（数字とか）は　よりゆっくりと大きく発音したりね。

一定のトーンで　ダラダラ～って話すのではなく、

抑揚をつけて聞きやすい会話をするのも

すごく大事ですよね。

そういえば　川口市 車 買取 ってすごくいいみたいです。

周りの方に　「秘書やってます」っていうと皆さんの反応は　

「優雅ですねー」って言われるんですよ。

どうやら　秘書＝イコール　ずっと席に座ってて　

優雅にしてるってイメージみたいです。

実際に　私もこの職種に就くまでは　優雅な仕事だと思ってました。

しかし、実際にやってみると　全然優雅な仕事ではありません。

どちらかといえば　受付嬢のほうが優雅なんじゃないかしら。

秘書はバタバタと社内を走り回ることがすごく多いんですよ。

朝も早いだけじゃなくて、夜も結構遅いです。

私も若い頃は　23:00頃まで会社で仕事をしてた時もありましたよ。

とにかく　自分の時間というものが作りにくい職種なのはたしか。

残業も多いんですよ。

それも　いきなり残業になるというパターンもすごく多いです。

そのため、夜に食事の約束をしていても　

ドタキャンをしなきゃいけない事も結構ありましたね。

１時間遅れなんてザラで、ヒドイ時には２時間遅れってこともあって　

お相手にすごく迷惑をかけたこともありました。

こんな生活なので　１８：００スタートとか　

１９：００スタートの合コンに行くのってすごく大変。

前もって　担当役員のスケジュールを調整して、

絶対に自分が早めに退出できるような

段取りを作っておく必要がありましたよ。

これは　誕生日とかクリスマスイブとか　

そういったイベントの時にも重要なことで

半年くらい前から　スケジュールを仕込んでいかないと　

外出ができなかったりするんですね。

そういえば夏休みとかも　自分の都合で取得できないです。

だいたい、担当役員と同じ日程でお休みを取得するのが普通なので　

旅行代金が高い時期になってしまったりするんです。

そうそう！　伊佐市 引越  ってすごく評判がいいみたい。

やっぱり　いいものには理由がありますね。

秘書の朝は早いんですよ。そして　すっごく忙しいんです。

まず、役員というのは基本的には年をとっています。

そういうこともあるのかもしれませんが、朝　会社に来るのが

すごく早いんですね。

顧問とか相談役は　

そんなにスケジュールがタイトではないんですけど

７：３０とか８：００には出社しているんです。

そんなこともあるので　

担当秘書はこれよりも早い時間に到着する必要があります。

なぜなら　役員の机上を雑巾で拭いたり、

応接コーナーをキレイにしたりするんですよ。

そして、コーヒーとかお湯を沸かして　到着を待ちます。

この間に　新聞を揃えたり、空調の温度調節をしたりね。

とにかく　やる事がいっぱい！

現在では　専門の業者さんにお願いしていますが、

私が入社した当時は　新聞記事のスクラップも

秘書とか広報が担当していまして、これまた大変な作業でしたよ。

そして、役員が到着して　本日のスケジュールを確認すると一安心です。

ここで　秘書は自分の仕事に取りかかれるというわけ。

この時に　初めてコーヒーなんかを飲んで

ちょっとした寛ぎの時間になることが多いですね。

ちょっと落ち着いたところで　

今度は新聞やインターネットで訃報のチェックです。

関連がある会社、知り合いの会社などで訃報があった場合には　

即座に対応をします。

弔電やお花の手配も秘書のお仕事なんですね。

お香典をどうするのか・・とか　こういうのも他の秘書と相談をしたり、

実際に他社の秘書と相談をすることもあるんです。

とにかく　役員が外出をする場合には　

その段取りから　ケースバイケースの状況まで想定して

考えておくのも秘書の大事な仕事なんです。

そういえば　品川区 車 買取って　すごく使えるみたい。気になりますよね。

前職場の秘書から相談をもちかけられました。

秘書同士でちょっとした小競り合いがあったみたいです。

どうしても　秘書というのは担当している役員のレベルに応じて

力関係が生まれることがほとんど。

つまり、後輩であったとしても　

自分の担当よりもエライ方に仕えている場合には　

言うことを聞いたりしたいといけないのです。

これは　シニョリティ順の職場で働いてる方にとってはキツイ状況かもしれません。

後輩で、入社したばかりであったとしても　

社長担当であった場合には　

その子のほうが立場が上ってことですからね。

こんなことで　問題になったみたいなんですよ。

秘書同士は同じ年でしたが、ついてる役員が　微妙にランクが違いました。

結局は　気が強いほうが勝ってしまったという結末になりました。

負けた秘書から私に相談があったのです。

「私は　どういうふうに接したらよかったのでしょうか？」という相談。

うーん。私が思うには　この負けた秘書のほうが　上役を担当しています。

つまり、仕事上での立場は　この負けた秘書の方が上だったんですよ。

そうなると　大事なのが　上についてる場合には　

上から目線で話すのではなく、あえて下手に出る。

これが大事だと思うんです。

誰が見ても　どこからみても　上役についてる秘書のほうが　

立場が上ってのがわかります。

しかし、だからこそあえて下手に出て　

立場が下の人を気遣わないといけないって思うんですね。

負けるが勝ちってことでしょうか。

もしくは　金持ちケンカせずってかんじかしらね。

本当にできる人ってのは　こういうスタンスの取り方がほんとに上手なんです。

そういえば　中京銀行ってすごく評判がいいみたい。

秘書のゴルフっていっても　秘書同士のゴルフのことではありません。

担当役員のゴルフのことです。

秘書をしていると　ゴルフの対応というのが必ずといっていいほど

やってきます。たまにゴルフをやらないという役員もいますが、

割合にしてあまりいないと思いますね。

私は　一度もそういう役員に会ったことがありません。

さて、このゴルフですが、まずはお相手を決める必要があります。

これは役員が他社の役員と話し合いの上

メンバーや時期なんかを決めてきます。

そして　ここからが秘書のオシゴトです。

お相手の役員秘書の連絡をして、具体的な日にちを決めます。

これが結構大変なんですよ。

どちらも忙しい方がほとんどなので　予定を合わせるのが本当に大変。

2か月後なんてのは無理で、だいたい３か月後くらいから。

ひどい場合には半年後ってこともありますよ。

日にちが決まったら　今度はゴルフ場選びです。

いくつかのゴルフ場と法人契約をしていることがほとんどですね。

その中から　今度のお相手にふさわしいようなゴルフ場を選ぶわけです。

なるべくお住まいから近い方向のゴルフ場を選ぶのが配慮ですね。

千葉にお住まいなのに

いきなり静岡のゴルフ場をご案内するわけにはいかないですから。

このゴルフ場予約にも　大変なことがあるんです。

人気があるコース、人気がある時間帯は

予約が殺到するんです。これがすごく大変なんですね。

無事に予約ができたら　お客様へのご案内状作成です。

ここで　秘書の能力、センスが発揮されるというわけです。

お手紙には　その人の教養やセンスってのがでるんですね。

ご案内状は送った後、お相手側も最初には秘書が確認をしますので　

この案内状作成はとても大事ですね。

そういえば　金融機関選びも大事です

杜の都信用金庫っておすすめみたいですｙ

秘書同士って同業意識が高いんですね。

何かの会合で見知らぬ女性に会うと　

まず相手の対応とかをじーーっと見てて、

秘書ってことがわかり経歴等がわかると　

コロッと態度を変えることも多いかも。

「やっぱり秘書だったのね・・」っていう安心感というか。

しかし、違う職種の方に対する評価はかなり厳しいですよ。

どうしても　立ち振る舞いとかだけじゃなくて、

電話応対、御礼状の書き方等は　厳しい目で見てしまいますね。

いろんな方々が集う賀詞交歓会とか　

お客様をお招きしたパーティー、弔事等では

立ち振る舞い等がよくみえますよね。

こういう時に　きちんとした対応で服装等だけではなく、

ご祝儀袋、香典袋１つとっても　

「この人　違うな・・」って方がいたら　

その方はきっと秘書だと思いますよ。

私達秘書の御用達といえば、鳩居堂。

こちらで便せん、封筒だけではなく、

御祝儀袋や香典袋なんかも購入することが多いです。

ちょっとした時用にポチ袋も鳩居堂を愛用することが多いですね。

コンビニで購入というのは　よっぽどの急ぎでない限りはありえません。

私達の場合は　こういう急ぎの時用で準備をしてあるので　

急な事でも慌てることって少ないです。

そして、お手紙に貼る切手。

こういうのも　普通の切手を貼ることはあまりないですね。

季節に応じた記念切手とか　

テーマにちなんだものを貼ることが多いです。

もちろん仕事柄ということもありますけど　

そういうこと以上に秘書っていうのは　そういうこだわりを持ってる人が

集まってることが多いです。

元々、お礼状をよく書いていたとか　

ホームパーティーをよく開催する家だったとかね。

ですから　秘書になって初めて・・というよりも　

元々の習慣等が活かせる仕事ってかんじかもしれません。

そういえば、友人から　いい情報を聞きました

銀座カラーだと　全身脱毛が夢ではないみたい・・・

基本的に秘書って特別な事情がない限りは

途中交代っていうのは少ないと思います。

たとえば、役員から特別なオーダーがあった時。

人間同士のことなので　どうしても相性が合わないってことはありますよね。

そういう場合には交代ということはあります。

そして、人事異動によるもの。

これは　昇進するにあたって部署が異動になることってありますね。

そういう場合には交代することもあります。

それ以外の場合、

たとえば　やっぱり女性なので結婚、妊娠、出産というものが

考えられますよね。

今の時代、結婚退職をする方って少ないと思いますが、

やっぱり出産時にはお勤めを続けているわけにはいきません。

どんなに体が丈夫な女性でも　出産前産休を取って休みます。

こういう時には　秘書交代があります。

この場合、出産後　復帰した場合にどうなるのかって気になりますね。

私の知ってるケースだと　元の職場に戻れるってのは少ないかな。

まず、自分が担当してた役員は　

自分が産休を取ってる間に他の秘書に代わってます。

復帰後、このポジションには人がいますので　

ここに配属されることはないです。

よっぽどのこと。

例えば　役員自らが秘書交代を望んだ場合にはありえる話ですが　

そこまでやる方は

私が知ってる限りはなかったですね。

そうなりますと　空いてるポジションに入ることがほとんど。

秘書席が空いてるってことは　聞いたことがありません。

たまたま、6月７月の役員編成期で秘書が辞めて空いてるって

場合もありますが、この時期にうまくあたるとは限りませんよね。

そうなると　他の部署へ異動ってことになるわけです。

秘書時代、かなり大きな態度で社内を闊歩されてた方は　

ここで痛い思いをするんですよ。

イヤな思いをした方ってのは覚えてますからね。

やったらやり返されるということが社会では当たり前ですね。

そうそう、福邦銀行ってすごくいいみたい

気になりますよね

よく秘書っていうと　

毎日スーツ＆ハイヒールで闊歩していると思われますよね。

たしかに半分が当たり、しかし半分は外れだと思います。

昔は　制服があったので楽だったのですが、

今は制服っていうのがだんだんとなくなっているんですね。

そのため、秘書でも私服という会社が増えています。

そういえば、広島信用金庫って　すごく丁寧な対応みたいですね

さて、この私服となると結構面倒なんです。

どこまでがOKでどこからがNGなのかということ。

ちゃんとしたワンピースならジャケットがなくても大丈夫なのか・・と

かたしかに迷いますよね。

そして、スーツなら何色でもOKなのか・・・・ってのも迷うところです。

そして、パンツスーツはどうなのか？ってのも気になるところです。

仕事中にパンツスーツって楽なので　

私もつい着てしまいますが　

どうやら年配の男性方の間では

ウケがよくないです。

男性ウケを狙って仕事をしてるわけではなりませんけど　

やっぱりウケがあんまりよくないものを

着るのもどうかな～とも思いますしね。

これは　業界にもよります。

銀行等の金融系だと結構うるさい事もあり、

黒か紺が多いですね。

濃いグレーも大丈夫だと思います。

しかし、

他の業種だともうちょっと華やかなかんじを好まれることもあるので　

ここも難しいです。

先輩の服装を見て真似をするのがいいのかもしれません。

しかし、問題になるのが　

すっごくお洒落して派手な場合。

これは　好ましくないです。

特に仕事後に出かける予定がある場合、

つい朝からその服装で出勤しちゃいますけど

これで仕事をするのはNG。

出来れば　仕事後に着替えたいとこですね。

やはり　美しい姿ってのは大事！

見えないところで努力しないとね。

おやすみ骨盤サポートパンツってどうなのかな？　気になります